Comment organiser une réunion familiale avec l’EMS

1. Définir le but de la réunion avant de la demander

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Avant même de contacter l’EMS, il est important de savoir précisément ce que vous souhaitez aborder : évolution de l’état de santé, comportements nouveaux, adaptation à l’établissement, questionnements sur les soins ou besoin de réajuster certaines routines. Identifier vos objectifs permet à l’équipe de préparer les réponses adéquates.

2. Choisir le bon moment pour que chacun soit disponible

Une réunion est d’autant plus productive si toute personne concernée peut y participer : membres de la famille, soignant référent, infirmier, parfois un cadre de l’EMS. Proposer plusieurs créneaux ou demander leur disponibilité à l’avance assure une rencontre bien structurée, sans précipitation.

3. Préparer une liste de points à aborder

Pour éviter d’oublier un élément important, il est utile de préparer une liste simple des sujets que vous souhaitez évoquer : sommeil, appétit, humeur, mobilité, interactions sociales, épisodes d’agitation ou tout autre aspect du quotidien. Cette préparation rend la réunion plus claire et facilite la discussion.

4. Demander à l’équipe si certains documents doivent être apportés

Carnets médicaux, ordonnances, comptes rendus hospitaliers ou observations personnelles peuvent être utiles. Vérifier en amont si l’EMS souhaite certaines informations permet un échange structuré et complet.

5. Adopter une attitude ouverte et collaborative

La réunion n’est pas un espace de confrontation, mais de co-construction. Écouter les professionnels, poser des questions sans agressivité et reconnaître leurs observations crée un climat de confiance. Une posture coopérative encourage les soignants à partager des informations essentielles.

6. Exprimer vos inquiétudes de manière factuelle

Décrire des situations précises plutôt que des ressentis généraux aide l’équipe à analyser correctement. Par exemple, dire « j’ai constaté que maman mange beaucoup moins depuis trois jours » est plus utile que « je trouve qu’elle est mal suivie ». Les faits facilitent le travail commun.

7. Identifier ensemble les actions à mettre en place

Une réunion constructive se termine par des décisions claires : ajuster une routine, surveiller un comportement, demander une évaluation médicale, modifier un horaire, introduire un objet rassurant ou organiser un suivi. Ces actions doivent être réalistes et adaptées au senior.

8. Demander un point de suivi quelques semaines plus tard

Une réunion familiale ne suffit pas toujours à résoudre durablement une situation. Planifier un suivi, même court, permet de vérifier l’évolution, d’ajuster les décisions et de maintenir une communication fluide avec l’EMS.

Organiser une réunion familiale avec l’EMS

FAQ – Réunion familiale en EMS

Les familles doivent-elles demander une réunion ou l’EMS propose-t-elle automatiquement ?

Les deux sont possibles. Il est courant que la famille prenne l’initiative lorsqu’elle souhaite éclaircir une situation.

Combien de temps dure une réunion en général ?

Entre 20 et 45 minutes, selon les sujets et les intervenants.

Peut-on venir à plusieurs membres de la famille ?

Oui, mais il est préférable de limiter le nombre pour ne pas créer un climat intimidant pour le senior et les soignants.

Faut-il informer le senior de la réunion ?

Oui, selon ses capacités de compréhension. La transparence aide souvent à réduire l’anxiété.